Bien organiser l'agenda du studio photographique est une tâche essentielle pour éviter les complications. En outre, avec une meilleure organisation, vous serez en mesure d'offrir une bonne expérience au client.

Actuellement, notre calendrier est complètement rempli pendant l'année et notre plus grand souci est de ne pas laisser de blocs de temps disponibles entre les séances, afin de rentabiliser le temps de studio lui-même. Néanmoins, la flexibilité envers le client est toujours appréciée et il est important que le client puisse choisir le jour et l'heure les plus appropriés. L'astuce consiste à bien organiser l'agenda afin de libérer les moments les plus opportuns pour réduire les temps morts en studio.

"Apprendre" au client à être sensible à notre travail et à nos horaires est aussi, en soi, une façon de travailler notre image et de montrer notre crédibilité sur le marché du travail.

Saviez-vous que 80 % des consommateurs déclarent que l'expérience offerte par l'entreprise est aussi importante que le service ?

Il y a quelques points essentiels que nous prenons toujours en compte lorsque nous organisons notre agenda :

1. Combien de temps faut-il pour faire chaque séance ?

Chaque séance a des exigences et des besoins différents. Une séance avec un bébé ou avec une famille nombreuse nécessitera un temps et une attention différents de notre part. Par conséquent, lorsque nous inscrivons des séances dans notre emploi du temps, nous devons toujours tenir compte de ces aspects.

2. Le type de client est important !

Le type de client est, en soi, un point clé dans la programmation de notre agenda. Il est important que nous ayons la capacité de comprendre notre client et d'identifier ses caractéristiques. Par exemple, un client qui fait un trajet important pour se rendre à notre studio sera très probablement un client qui arrive avec 15 à 20 minutes de retard et ce retard peut fortement perturber le reste de la journée, affectant toutes les séances suivantes. En tenant compte de cette période, nous pouvons réduire les délais des sessions suivantes et éviter de transmettre une image d'instabilité au reste de nos clients.

3. Se souvenir est essentiel !

Dans notre studio, nous appelons toujours 3 jours avant la séance et envoyons un message la veille. C'est une façon, non seulement de montrer notre compétence et notre attention envers nos clients tout au long du processus, mais aussi de nous assurer que nos clients n'oublient pas leurs réservations et l'heure de la séance.

4. Temps et productivité

Au moment de la réservation, nos clients connaissent déjà la durée des séances et, même si le déroulement de la séance elle-même peut montrer la nécessité de rester plus longtemps que prévu, il est important que nous respections tous les horaires définis. Personne n'aime attendre, encore moins lorsqu'il s'agit d'un service haut de gamme (comme celui que nous voulons offrir), nous devons donc être sensibles aux autres clients.
Lorsque l'horaire de la séance est bien défini, notre productivité est également maximisée pendant ces 30 à 45 minutes de capture et nous consacrons toute notre attention à la famille, sans penser aux retards ou aux erreurs.

5. Quel sera le chiffre d'affaires mensuel ?

L'estimation de la facturation mensuelle est l'un des points les plus importants que nous prenons en considération. Avec une bonne planification et une bonne organisation de l'agenda, nous pouvons estimer ce que nous allons facturer mensuellement et même annuellement. Avec ces chiffres en tête, nous pouvons adapter notre planification en fonction de nos objectifs de facturation.

Comment organiser vos réservations de Noël ?

L'organisation des réservations de Noël nécessite un schéma et une planification différents de ceux des sessions normales que nous organisons. Dans notre studio, nous adoptons 4 phases :

• Pour les clients qui font des sessions de Noël, nous offrons la possibilité de réserver pour le Noël suivant (1 an avant);
• Nous commençons à communiquer en interne, c'est-à-dire auprès des clients déjà fidèles (6 mois auparavant);
• Nous insistons sur l'urgence de réserver car les places vacantes sont rares (4 mois avant);
• Après la présentation des scénarios, nous ouvrons les derniers postes vacants (2 mois avant).
  

Investir dans une bonne planification quotidienne 

Nos séances commencent à 9h30 et se terminent à 19h30, chaque client occupant une heure de notre emploi du temps. Concrètement, nous proposons 45 minutes de session et les 15 minutes restantes sont consacrées à la gestion d'éventuels imprévus, à la préparation et à l'interaction avec le client.

En moyenne, nous organisons 8 sessions par jour et environ 400 sessions pendant les 2 mois de la collecte de Noël.

Plus qu'une séance, une expérience !

Qu'est-ce que nous prenons en compte lorsque nous faisons notre pack de Noël ?

1. Idéalisation du paysage
2. Investissement dans le scénario
3. Jour de la réservation
4. Photographe
5. Matériel photographique
6. La marque
7. Edition

Qu'est-ce qu'on n'arrête pas de faire ?

1. Appel téléphonique de confirmation
2. Envoi de SMS la veille
3. Offre d'une bonne expérience le jour de la séance, pleine de surprises.
4. Suivi après la séance
5. Livraison

Le processus de sélection :

• Lorsque notre client choisit des photos de la séance en magasin, le service du client est effectué le même jour, afin d'éviter l'accumulation de travail.
• Pour les clients qui effectuent un déplacement important, nous offrons la possibilité de tout livrer après 30 minutes.
• Lorsque le client choisit les photos de la séance en ligne, nous lui accordons 3 jours pour la sélection des photos. 

Au studio, nous préférons toujours que le client choisisse les photos en personne car, comme l'achat se fait de manière impulsive, nous l'incitons toujours à choisir plus de photos et à acheter plus de produits, ce qui augmente le ticket de notre séance.

Créer un plan de vente ?

Il est essentiel de fixer des objectifs de vente et des objectifs clairs pour la croissance de notre activité. 

Nous offrons un service de qualité et disposons d'une équipe ayant de nombreuses années d'expérience. Cette compétence est un élément que nous ne pouvons manquer de renforcer afin que notre client commence immédiatement à apprécier notre travail et l'investissement qu'il y consacre.

Au studio, nous privilégions la vente assistée. Nous laissons nos clients libres de décider si et quels produits ils veulent, mais nous essayons toujours de les aider et de les orienter vers le ou les produits qui nous rapportent le plus.

Et vous ? Quelles stratégies utilisez-vous dans votre entreprise ?